4 geheimen van een soepele dataconversie

Dataconversie en interfaces. Altijd een uitdaging in CRM-projecten. Theoretisch niet nodig, die uitdaging. In de praktijk wel aanwezig. Hoe komt dat toch, vroeg ik me laatst af? En door me deze vraag te stellen, kwam ik op de onderstaande geheimen van een soepele dataconversie die ik graag met u wil delen:
Geheim 1: hoe meer betrokken ICT-partijen, hoe lastiger de conversie
In sommige gevallen is de dataconversie echt onvoorstelbaar complex. Bij één van onze klanten zijn maar liefst 5 ICT-leveranciers betrokken, met verschillende architecturen en verschillende manieren van converteren. Deze 5 ICT-leveranciers zijn bijna nooit op hetzelfde moment beschikbaar voor het testen van conversie, waardoor er ruis op de lijn ontstaat. Realiseer je dat hoe meer betrokken partijen, des te meer tijd de voorbereiding van de conversie kost. Met name dus op het vlak van afstemming rondom inhoud, techniek en functionaliteit. En niet zozeer door de conversietijd zelf.

Geheim 2: Behandel dataconversie als een project binnen een project
Als er fouten naar voren komen in de conversie, heeft dat een oorzaak. Daarom moet de bestaande projectmanagement methode die over het gehele project gebruikt wordt, ook specifiek worden toegepast op het conversieproject. Met een verantwoordelijke deelprojectleider, een tijdspad, kwaliteitscontroles en een goede verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Juist omdat het hier over een complex projectonderdeel gaat. Hiermee is de kans op projectoverschrijdingen sterk verminderd en wordt voorkomen dat als er fouten aan de orde zijn, dat men dan naar elkaar wijst. Duidelijk is hier het credo.

Geheim 3: Oude data zijn niet het uitgangspunt, de CRM-blauwdruk is het uitgangspunt!
De CRM-blauwdruk moet volledig worden gerespecteerd en de data moeten tegen de inhoud van de CRM-blauwdruk worden aangehouden. In de CRM-blauwdruk staan processen, stuurwensen en klantinformatie. Daar moet de geconverteerde data maximaal ondersteuning aan bieden.

Behandel dataconversie dan ook hoofdzakelijk als een functionele aangelegenheid. De onderliggende techniek kan en mag niet bepalen hoe deze data in het nieuwe systeem opgenomen wordt. Vaak worden velden direct overgezet zonder te kijken naar de achterliggende functionaliteit. Er moet worden nagedacht wat er met deze data in het bedrijfsproces (operationeel of sturend) wordt gedaan. De verantwoordelijkheid om aan te geven hoe de data in het project geconverteerd moet worden (gebaseerd op de blauwdruk) ligt bij de business. Doe je dat niet, dan is het gevolg feitelijk een half ingerichte CRM-omgeving, die de CRM-visie niet optimaal ondersteund, veroorzaakt door de dataconversie.

Geheim 4: Documenteer de conversiebesluiten goed
Niet alleen technisch, maar ook vanuit functioneel oogpunt. Deze functionele overwegingen komen weer van pas bij de roll-out van het project. Denk hierbij aan de steeds wederkerende vraag rondom hoofdvestigingen, dochterondernemingen, dependances, afdelingen en verbanden tussen organisaties. Welk van de adressen moet op welke wijze worden gebruikt? Welke business issue zit erachter? Op het moment dat dit goed is gedocumenteerd, kan worden teruggevallen als er gesprekken en discussies met gebruikers zijn waarbij een uitleg over de onderliggende keuzes rondom de inrichting noodzakelijk is.

Door deze 4 geheimen op de juiste manier mee te nemen in uw CRM-project, heeft u de grootste kans van slagen als het gaat om zinvol en tijdig gebruik van de bestaande data. Ik wilde dat ik dit 10 jaar geleden al had geweten… pfff.