Kosten besparen met volledige en actuele klantdata

Uw organisatie ontvangt een telefoontje, of deze nu binnenkomt bij uw receptie of bij een van uw callcenter medewerkers. Het betreft een klant, met een vraag over zijn bestelling of de inzet van uw dienstverlening.

De vraag van de klant moet beantwoord worden, dat is duidelijk. De vraag is, welke workflow nu in gang wordt gezet om het antwoord te kunnen geven. Die workflow is geheel afhankelijk van de beschikbare informatie voor de persoon die de telefoon opneemt.

Heeft hij of zij toegang tot informatie waarmee duidelijk wordt om welke klant het gaat? Ja? Dan hoeft de klant niet uit te leggen om welk product het gaat, maar is meteen duidelijk wanneer het is aangeschaft, om welk type het gaat, en wie de benodigde contactpersoon is. Binnen enkele seconden kan worden doorgeschakeld naar de juiste persoon, die de vraag beantwoord of een serviceverzoek in gang zet. Snel, efficiënt, ideaal!

Heeft de persoon die de telefoon opneemt deze informatie echter niet tot zijn/haar beschikking? Dan volgt tenminste één extra schakel, namelijk naar een persoon die de informatie wél heeft. En is de informatie überhaupt niet beschikbaar? Dan volgen tenminste twee telefoontjes en waarschijnlijk wat e-mail berichten (ter bevestiging, ter volledigheid, etc.) om de klantvraag af te handelen.

‘Ring a bell?’ Dan kunt u kosten besparen door te investeren in de beschikbaarheid van volledige en actuele klantdata. De tijd die namelijk gemoeid is met het hele proces is kostbaar. Door de benodigde tijd te minimaliseren, bespaart u ten eerste kosten en bent u ten tweede veel klantgerichter bezig. Hoe eerder uw klant antwoord heeft en geholpen wordt, hoe tevredener hij zal zijn over uw service.

En wie weet, deelt hij zijn positieve ervaring dan wel met relaties of vrienden en via social media. Dan bespaart u niet alleen kosten, maar maakt u ook nog eens kans op extra omzet.

Geïnteresseerd? Lees dan ook dit whitepaper over het ‘First Time Right‘ principe.